YS (Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund) er behandlingsansvarlig og har ansvaret for at opplysningene vi har om deg som medlem av et YS-forbund brukes i tråd med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivningen. (Det vil si den norske personopplysningsloven som gjennomfører EU/EØS sin nye personvernforordning – GDPR).
YS har ikke tilgang til medlemsforbundenes medlemsregistre og har derfor i utgangspunktet ikke tilgang til personopplysninger om medlemmene. YS kan likevel få tilgang til personopplysninger gjennom bruk av våre tjenester som f.eks. YS Karriereveiviser eller YS-fordel, eller ved at medlemmer henvender seg til YS.I denne personvernerklæringen gir vi informasjon om hvordan vi bruker og beskytter personopplysninger og hvilke rettigheter du har. Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson.
Opplysninger YS kan få tilgang til
YS Fordel
Ved bruk av YS-fordel får YS tilgang til opplysninger om navn og tilhørighet til YS-forbund. Opplysningene brukes til å bekrefte at YS medlemmet har rett til å anvende våre medlemsfordeler.
YS Karriereveiviser
Medlemmer som benytter karriereveiviseren legger igjen opplysninger om personlige forhold som navn, alder, yrke utdanning, organisasjonstilhørighet samt andre opplysninger som er relevante for karrieren. YS har tilgang til anonymiserte data etter samtykke. Opplysningene brukes til å analysere medlemmenes behov og evt. å utvikle nye tilbud til medlemmene.
Det rettslige grunnlaget for denne bruken er samtykke.
Henvendelser
Medlemmer i forbundene henvender seg i blant til YS for å få hjelp. YS får da tilgang til de opplysningene som frivillig oppgis og som er nødvendig for å besvare henvendelsen. Slike opplysninger brukes ikke av YS ut over den konkrete saken.
YS-arrangementer
Opplysninger om deltakelse på arrangementer, kurs og konferanser. YS mottar får normalt opplysninger som kontakt- og medlemsinformasjon, arbeidsgiver, kursbevis, informasjon om allergier i forbindelse med matservering og annet som er nødvendig for å administrere arrangementet og dokumentere din deltakelse.
YS kan ta bilder i forbindelse med ulike arrangementer, som kurs og sosiale arrangementer når deltaker har avgitt et gyldig samtykke til slik bruk.
Hva bruker vi opplysningene til?
YS bruker opplysningene til å identifisere og levere tjenester til deg. For dette formålet bruker vi typisk kontakt- og medlemsinformasjon, kommunikasjon, saksinformasjon og opplysninger om deltakelse på kurs.
For å drive markedsføring: For dette formålet brukes navn og bilder fra kurs og arrangementer.
Det rettslige grunnlaget for vår behandling av personopplysninger for dette formålet er vår berettigede interesse i å fremme vår virksomhet (GDPR art. 6f). Der loven krever samtykke (GDPR art. 6a), f.eks. fra å bruke bilder av deg for vår markedsføring, vil vi ikke behandle opplysningen uten samtykke.
For å utarbeide statistikk. For dette formålet brukes i utgangspunktet kun anonyme opplysninger, typisk for å få oversikt over våre medlemmer. Der det er ønskelig å inkluderer personopplysninger vil dette skje på bakgrunn av ditt samtykke for det konkrete formålet.
Der vi belager oss på ditt samtykke, vil formålet og annen informasjon om behandlingen fremkomme av samtykkeerklæringen. Du kan når som helst trekke tilbake dine samtykker. Dette gjør du ved å ta kontakt med oss.
Hvem deler vi opplysningene med?
Vi har leverandører og samarbeidspartnere som vi kan dele dine personopplysninger med. Dette er:
- Leverandører av IT-tjeneste. Disse vil kunne ha tilgang til de opplysningene om deg som vi lagrer i systemet leverandøren drifter. Slike leverandører fungerer som våre databehandlere.
- Selskap som gjennomfører anonyme spørreundersøkelser eller voteringer eller å kartlegge vår medlemsmasse. Disse vil typisk motta din e-postadresse, slik at de kan sende deg epost. Slike selskaper fungerer som våre databehandlere.
- Samarbeidspartnere som tilbyr medlemsfordeler, som pensjon, bank- og forsikring. Disse vil motta ditt navn og ditt fødselsnummer for å kunne verifisere at du har rett til den aktuelle medlemsfordelen. Dette gjør de som databehandler for oss. Med ditt samtykke vil vi også kunne dele ditt navn og kontaktinformasjon til våre samarbeidspartnere for at de kan markedsføre sine tjenester til deg. Da vil samarbeidspartneren fungere som behandlingsansvarlig, og måten de da behandler dine opplysninger på vil fremgå i samtykketeksten og i samarbeidspartnerens personvernerklæring.
Der de vi deler opplysninger med fungerer som våre databehandlere, vil vi ha databehandleravtaler med dem for å sørge for at de ikke bruker opplysningene på egne vegne, men kun innenfor rammene av oppdraget de har med oss.
Hvordan sikrer vi dine opplysninger
YS er opptatt av å behandle dine personopplysninger fortrolig og sikkert. Dette innebærer at:
- Alle ansatte i YS har signert taushetserklæringer. I tillegg er advokatene i YS bundet av lovbestemt taushetsplikt.
Hvor lenge lagrer vi opplysningene
Vi lagrer opplysningene kun så lenge det er nødvendig for formålene de er innhentet for.
Dette innebærer som hovedregel at vi lagrer opplysningene om våre medlemmer så lenge de er medlem.
Dine personvernrettigheter
Du har en rekke personvernrettigheter. Disse kan du benytte deg av ved å ta kontakt med oss. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og typisk senest innen én måned. Dine rettigheter omfatter:
Informasjon: Ytterligere informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg.
Innsyn: Kopi av opplysninger vi har om deg.
Korrigering: Rette å supplere opplysninger om deg.
Sletting: Be om sletting av opplysninger som vi ikke lenger har grunnlag for å oppbevare.
Begrensning: Be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger.
Dataportabilitet: Be om at dine opplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet/organisasjon i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
Innsigelse: Be om å motsette deg vår bruk av dine opplysninger for direkte markedsføring, inkludert profilering. Du kan også motsette deg å være gjenstand for individuelle avgjørelser av rettslig karakter som utelukkende er automatisert.
Vær oppmerksom på at disse rettighetene er gjenstand for begrensninger som følger av lov. Ta gjerne kontakt med oss om du ønsker mer informasjon om hvilke begrensninger som gjelder.
Hvis du mener at vi behandler personopplysninger urettmessig, har du rett til å klage til Datatilsynet. Vi håper at du først tar kontakt med oss, slik at vi kan vurdere dine innsigelser og oppklare eventuelle misforståelser.
Endringer i personvernerklæringen
Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på nettsiden.
Kontaktinformasjon
Ta gjerne kontakt med kontorleder Elizabeth Schilling hvis du har spørsmål, kommentarer eller ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter.
elizabeth.schilling@ys.no
Mobil: 93 41 34 08